25 Oct La digitalización de la documentación aduanera en el transporte terrestre: ventajas y desafíos
La digitalización de la documentación aduanera dentro del mundo del transporte terrestre es una transformación en pleno cambio que está impactando profundamente la logística y la gestión no solo de España, sino de todo el mundo.
A medida que avanzamos en plena era digital, la sustitución de documentos en papel por formatos electrónicos se ha convertido en una necesidad en la industria del transporte terrestre.
Se trata de un cambio que tiene todo su sentido. Un cambio que promete mejorar la eficiencia operativa, reducir errores, brindar el acceso remoto y ahorrar costos. ¿Esto quiere decir que no tenga sus desafíos? Claro que no, aunque como vamos a ver tiene muchas ventajas, los desafíos que tiene no son pocos:
Ventajas de la digitalización
Son muchas las ventajas que ataña la digitalización dentro del mundo aduanero, pero te queremos contar las principales:
Eficiencia operativa
Uno de los principales beneficios de la digitalización de la documentación aduanera es la mejora de la eficiencia operativa en el transporte terrestre. La digitalización permite la transmisión instantánea de documentos a través de sistemas electrónicos.
Los procesos manuales y la manipulación de documentos en papel se reducen al mínimo, lo que reduce los tiempos de espera menores para todos.
Menos errores
La introducción manual de datos en documentos en papel era y es una fuente común de errores y retrasos. Retrasos que cuestan dinero y tiempo. La digitalización disminuye significativamente la probabilidad de errores humanos, ya que los datos pueden ser verificados y validados automáticamente.
Los sistemas digitales pueden realizar controles con precisión, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también evita costosas sanciones aduaneras que pueden surgir debido a esos errores.
Acceso remoto
La documentación digital se encuentra disponible de manera online. Esto facilita la colaboración entre diferentes partes de la cadena logística, independientemente de donde estén
En un mundo globalizado en el que las empresas de transporte, importadores, exportadores y agentes aduaneros a menudo operan en diferentes continentes, este acceso “online” es esencial para agilizar la comunicación y garantizar que la información sea compartida de manera rápida y lo mejor, precisa.
Ahorro
Una de las grandes ventajas, sin duda. La digitalización de la documentación aduanera no solo mejora la eficiencia, sino que también conlleva ahorros significativos en costos a lo largo del tiempo.
La eliminación de la necesidad de imprimir, almacenar y transportar documentos en papel implica un ahorro sustancial en costos operativos y logísticos que abarca mucho más allá de lo evidente. La compra de papel, tinta y equipos de impresión, junto con el mantenimiento de estas máquinas, genera costos importantes.
La digitalización no solo elimina estos costos directos, sino que también reduce los riesgos asociados con la pérdida, el deterioro o la manipulación de documentos físicos. Los documentos digitales se pueden almacenar en servidores seguros y respaldados, lo que garantiza su integridad y disponibilidad a largo plazo.
Desafíos en la digitalización de la documentación aduanera
Toda ventaja tiene, de una u otra forma, su desventaja o reto. Estos son los de la documentación aduanera.
Seguridad
La protección de datos es una preocupación crítica en la era digital para este y otros sectores. La información sensible y confidencial contenida en documentos electrónicos debe estar protegida contra ciberataques y accesos no autorizados.
La implementación de robustas medidas de seguridad, como cifrado y autenticación, es vital para mantener la integridad de la documentación digital. Cualquier brecha podría resultar en la divulgación de información a la que no a todo el mundo le interesa divulgar.
Interoperabilidad
La falta de estándares y protocolos comunes para la digitalización de documentos puede generar problemas de interoperabilidad entre los sistemas utilizados por diferentes “actores” en la cadena logística. Esto puede obstaculizar la comunicación fluida y la eficiencia y hacer que haya fallos.
Inversión Inicial
La transición hacia la digitalización de la documentación requiere una inversión inicial en tecnología y capacitación. Todas las empresas de transporte terrestre deben estar dispuestas a invertir en infraestructura y formación. Solo entre todos es como lograremos que la tecnología, nos aporte éxitos y no problemas añadidos.
Resistencia al cambio
La resistencia al cambio puede ser un obstáculo en la digitalización de la documentación aduanera. Tanto los empleados como las organizaciones pueden mostrar resistencia a abandonar los procesos en papel que han utilizado durante mucho tiempo.
Es importante comunicar los beneficios que tiene para ellos esta digitalización y demostrar cómo esta transformación, sencillamente, les mejora la vida.
El futuro de la digitalización en el transporte terrestre
A medida que la tecnología continúa, las regulaciones aduaneras se adaptan y se espera que la digitalización de la documentación aduanera en el transporte terrestre siga siendo una tendencia dominante. Aunque existen desafíos como la seguridad de datos y esa inversión inicial, los beneficios en términos de eficiencia, precisión y ahorro de costos son innegables.
Por eso, todas aquellas empresas de transporte terrestre que adopten prácticas de digitalización estarán mucho mejor posicionadas para prosperar en un entorno comercial que cada vez es más competitivo.
A medida que más empresas adopten la digitalización de sus documentos, es probable que se desarrollen estándares y mejores prácticas más sólidas en la industria. En Consigmar somos conscientes de la necesidad de evolucionar en este aspecto y dejar de ver los avances de la tecnología y el mundo del desarrollo digital, como enemigos.
Si necesitas información sobre nuestros servicios, no dudes en consultarnos.